Syarat & Ketentuan

Bab 1: Pengertian Umum

Definisi istilah yang digunakan dalam Syarat & Ketentuan ini

1.1 Definisi

Dalam Syarat & Ketentuan ini, istilah-istilah di bawah ini memiliki arti sebagai berikut:

Sistem / Aplikasi

Vendor Billing System Vendor Billing System yang dikelola oleh Perum Jasa Tirta I PJT1 untuk pengelolaan tagihan dan pembayaran vendor.

Vendor

Perusahaan atau badan usaha yang terdaftar dan menggunakan Sistem untuk mengelola tagihan kepada Perum Jasa Tirta I PJT1.

Administrator

Petugas Perum Jasa Tirta I PJT1 yang bertugas mengelola dan memverifikasi data vendor dalam Sistem.

Tagihan / Invoice

Dokumen tagihan resmi yang dibuat Vendor melalui Sistem untuk penagihan jasa atau barang kepada Perum Jasa Tirta I PJT1.

1.2 Penerimaan Syarat & Ketentuan

Dengan mendaftar dan menggunakan Sistem ini, Anda menyatakan bahwa:

Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Syarat & Ketentuan ini
Anda berwenang untuk mewakili perusahaan yang didaftarkan
Semua informasi yang diberikan adalah benar dan akurat
Anda setuju untuk tunduk pada seluruh ketentuan yang berlaku

Peringatan Penting

Ketidakpahaman terhadap Syarat & Ketentuan ini tidak dapat dijadikan alasan untuk pembatalan kewajiban. Disarankan untuk berkonsultasi dengan pihak hukum jika terdapat hal yang kurang jelas.

Bab 2: Pendaftaran Vendor

Prosedur dan persyaratan pendaftaran sebagai vendor

2.1 Persyaratan Pendaftaran

Untuk mendaftar sebagai Vendor, perusahaan harus memenuhi persyaratan berikut:

Persyaratan	Keterangan	Status
Perusahaan Berbadan Hukum	Memiliki akta pendirian yang sah	Wajib
NPWP Perusahaan	Nomor Pokok Wajib Pajak yang aktif	Wajib
SIUP / TDP	Surat Izin Usaha yang masih berlaku	Wajib
Rekening Bank Perusahaan	Atas nama perusahaan yang sama	Wajib
Pengalaman Kerja	Minimal 2 tahun dalam bidang terkait	Disarankan

2.2 Proses Verifikasi

Proses verifikasi pendaftaran vendor meliputi tahapan berikut:

Submit Data: Pengisian formulir pendaftaran online
Dokumen Pendukung: Upload dokumen persyaratan
Review Administratif: Pemeriksaan kelengkapan dokumen (3-5 hari kerja)
Verifikasi Lapangan: Kunjungan atau telepon verifikasi (jika diperlukan)
Approval: Persetujuan akhir oleh administrator
Aktivasi Akun: Akses diberikan ke vendor

Masa Tunggu Verifikasi

Proses verifikasi membutuhkan waktu 3-10 hari kerja tergantung kelengkapan dokumen. Status pendaftaran dapat dipantau melalui email atau menghubungi administrator.

Bab 3: Kewajiban Vendor

Kewajiban dan tanggung jawab vendor selama menggunakan sistem

3.1 Kewajiban Umum

Sebagai vendor yang terdaftar, Anda memiliki kewajiban sebagai berikut:

Keamanan Akun

Vendor bertanggung jawab penuh atas keamanan akun, termasuk:

Menjaga kerahasiaan username dan password
Segera melaporkan dugaan penyalahgunaan akun
Tidak memberikan akses akun kepada pihak lain
Menggunakan password yang kuat dan berubah secara berkala

Keakuratan Data

Vendor wajib menjaga keakuratan data dengan:

Memastikan semua informasi perusahaan adalah benar dan valid
Segera memperbarui data jika terjadi perubahan
Melaporkan perubahan data penting dalam waktu 7 hari kerja
Menyimpan bukti dokumen asli untuk keperluan audit

3.2 Kewajiban Penggunaan Sistem

Dalam menggunakan Sistem, vendor wajib:

Menggunakan Sistem hanya untuk tujuan yang sah dan sesuai peruntukan
Tidak melakukan tindakan yang dapat mengganggu stabilitas Sistem
Tidak mencoba meretas, memodifikasi, atau mengeksploitasi Sistem
Mematuhi seluruh ketentuan teknis yang ditetapkan
Segera melaporkan bug atau kerentanan keamanan yang ditemukan

Larangan Keras

Dilarang keras menggunakan Sistem untuk: penyebaran malware, phishing, penipuan, money laundering, atau kegiatan ilegal lainnya. Pelanggaran akan berakibat pada penghentian akun secara permanen dan pelaporan kepada pihak berwajib.

Bab 4: Hak Vendor

Hak-hak yang dimiliki vendor selama menggunakan sistem

4.1 Hak Akses dan Penggunaan

Setiap vendor yang terdaftar berhak untuk:

                                    
                                        Akses Sistem
                                    
                                    Mengakses dashboard vendor secara penuh
Membuat, mengelola, dan mengirim tagihan
Melihat riwayat transaksi dan status pembayaran
Mengunduh laporan keuangan dan invoice
Menggunakan fitur reminder pembayaran

                                    
                                        Dukungan Teknis
                                    
                                    Mendapatkan bantuan teknis selama jam kerja
Akses ke panduan penggunaan dan FAQ
Layanan troubleshooting untuk masalah sistem
Pelatihan online untuk fitur baru (jika tersedia)
Channel komunikasi dengan administrator

4.2 Hak Keamanan Data

Vendor berhak atas perlindungan data pribadi dan perusahaan sesuai dengan regulasi yang berlaku:

Privasi Data: Data vendor tidak akan dibagikan kepada pihak ketiga tanpa izin, kecuali diwajibkan oleh hukum.
Akses dan Koreksi: Vendor dapat mengakses dan mengoreksi data pribadi yang disimpan.
Penghapusan Data: Hak untuk meminta penghapusan data setelah hubungan kerjasama berakhir, dengan memperhatikan ketentuan retensi hukum.
Keamanan Informasi: Sistem menerapkan standar keamanan untuk melindungi data vendor dari akses tidak sah.

Hak Atas Informasi

Vendor berhak mendapatkan informasi yang jelas mengenai: perubahan ketentuan, pemeliharaan sistem, insiden keamanan yang berdampak pada data vendor, dan alasan penolakan atau pembatalan tagihan oleh Perum Jasa Tirta I PJT1.

Bab 5: Pembayaran & Tagihan

Ketentuan pembuatan tagihan, proses pembayaran, dan biaya

5.1 Pembuatan dan Pengiriman Tagihan

Tagihan (invoice) harus memenuhi format dan ketentuan berikut:

Elemen Tagihan	Keterangan	Kewajiban
Nomor Invoice	Format: VEN/2026/XXXXX (unik, sistem generate)	Sistem
Detail Jasa/Barang	Uraian jelas, volume, satuan, harga satuan	Vendor
DPP & PPN	Dipisah dengan jelas (jika termasuk PKP)	Vendor
Rekening Tujuan	Rekening vendor terdaftar di sistem	Sistem
PO/Contract Ref	Nomor referensi Purchase Order/Kontrak	Vendor
Tanggal Jatuh Tempo	Mengikuti ketentuan kontrak	Vendor

Batas Pengiriman Tagihan

Tagihan untuk bulan berjalan harus dikirimkan paling lambat tanggal 25. Tagihan yang masuk setelah tanggal tersebut akan diproses pada bulan berikutnya. Perum Jasa Tirta I PJT1 berhak menolak tagihan yang tidak sesuai format atau tidak dilengkapi dokumen pendukung yang diperlukan.

5.2 Proses dan Timeline Pembayaran

Setelah tagihan diterima dan diverifikasi, proses pembayaran mengikuti alur berikut:

Verifikasi Admin (1-3 hari kerja): Pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dengan PO/Kontrak.
Approval Bagian Terkait (2-5 hari kerja): Persetujuan dari user/divisi peminta jasa.
Proses Keuangan (3-7 hari kerja): Pencairan dana sesuai jadwal pembayaran Perum Jasa Tirta I PJT1.
Transfer ke Rekening Vendor (1-2 hari kerja): Dana ditransfer ke rekening terdaftar.
Notifikasi & E-Tanda Terima: Vendor menerima notifikasi dan dapat mengunduh bukti pembayaran.

Total waktu proses normal: 7-17 hari kerja sejak tagihan diterima dan lengkap.

Hari Libur & Force Majeure

Timeline di atas tidak termasuk hari libur nasional dan akhir pekan. Proses pembayaran dapat mengalami keterlambatan di luar kendali Perum Jasa Tirta I PJT1 (force majeure) seperti bencana alam, gangguan sistem perbankan nasional, atau keadaan darurat lainnya.

Bab 6: Pelanggaran & Sanksi

Jenis pelanggaran dan sanksi yang berlaku bagi vendor

6.1 Kategori Pelanggaran

Pelanggaran dikelompokkan dalam tiga kategori berdasarkan tingkat keseriusannya:

Ringan

Keterlambatan update data (>30 hari)
Tagihan format minor error berulang
Pelaporan insiden telat
Menggunakan fitur tidak semestinya

Sanksi: Peringatan tertulis (1-3 kali).

Sedang

Mengirim tagihan fiktif/ganda
Penyalahgunaan akses orang lain
Pelanggaran keamanan data ringan
Keterlambatan signifikan dalam pemenuhan kewajiban

Sanksi: Suspensi akun sementara (7-30 hari), denda administratif.

Berat

Penipuan atau pemalsuan dokumen
Aktivitas peretasan sistem
Penyebaran data sensitif Perum Jasa Tirta I PJT1
Terlibat praktik korupsi atau money laundering

Sanksi: Pemutusan kerjasama permanen, blacklist, pelaporan hukum.

6.2 Mekanisme Penjatuhan Sanksi

Penjatuhan sanksi dilakukan melalui prosedur yang adil dan transparan:

Pemeriksaan Awal: Admin mengumpulkan bukti pelanggaran.
Surat Pemberitahuan (SP): Vendor diberikan SP dan kesempatan klarifikasi (3-5 hari kerja).
Rapat Dewan Vendor: Pembahasan hasil klarifikasi dan rekomendasi sanksi.
Keputusan Final: Dikeluarkan oleh Pejabat yang Berwenang (Pimpinan Perum Jasa Tirta I PJT1).
Eksekusi Sanksi: Dilaksanakan oleh administrator sistem.
Banding (Opsional): Vendor dapat mengajukan banding dalam waktu 7 hari setelah keputusan, dengan menyertakan bukti baru.

Akibat Hukum

Sanksi administratif dari Perum Jasa Tirta I PJT1 tidak menghapus tanggung jawab hukum vendor. Untuk pelanggaran yang melanggar hukum (seperti penipuan, korupsi), Perum Jasa Tirta I PJT1 akan melaporkan kepada pihak berwajib dan vendor wajib menanggung segala kerugian material dan immaterial yang ditimbulkan.

Bab 7: Pembatalan & Penghentian

Prosedur penghentian kerjasama dan penutupan akun vendor

7.1 Penghentian oleh Vendor

Vendor dapat mengajukan penghentian kerjasama dengan mengikuti prosedur berikut:

Pengajuan Resmi: Melalui fitur "Request Termination" di sistem atau surat resmi bermaterai.
Penyelesaian Kewajiban: Semua tagihan yang belum dibayar Perum Jasa Tirta I PJT1 harus telah diselesaikan.
Masa Tunggu: Proses penghentian membutuhkan waktu 30 hari kalender sejak pengajuan disetujui.
Pembayaran Terakhir: Vendor berhak menerima pembayaran atas tagihan yang valid sebelum tanggal pengajuan.
Penyerahan Data: Vendor dapat mengunduh arsip data transaksi sebelum akun ditutup.

Data Pasca-Penghentian

Setelah akun ditutup, data vendor akan diarsipkan sesuai kebijakan retensi data Perum Jasa Tirta I PJT1 (minimal 5 tahun untuk kepentingan audit dan hukum). Vendor tidak dapat mengakses sistem lagi, tetapi dapat meminta salinan data arsip melalui prosedur tertulis.

7.2 Penghentian oleh Perum Jasa Tirta I PJT1

Perum Jasa Tirta I PJT1 berhak menghentikan kerjasama dengan vendor dengan alasan:

Kinerja Buruk: Gagal memenuhi SLA (Service Level Agreement) secara konsisten.
Pelanggaran Berat: Seperti diatur dalam Bab 6.
Kebangkrutan/Likuidasi: Vendor mengalami pailit atau dibubarkan.
Force Majeure Berkepanjangan: Vendor tidak dapat beroperasi > 6 bulan.
Restrukturisasi Bisnis: Perum Jasa Tirta I PJT1 menghentikan lini bisnis terkait.

Prosedur penghentian oleh Perum Jasa Tirta I PJT1:

Pemberitahuan tertulis 60 hari sebelumnya (kecuali untuk pelanggaran berat).
Penyelesaian pembayaran tagihan yang valid hingga tanggal pemberitahuan.
Pelunasan komitmen/kontrak yang sedang berjalan (jika ada).
Pengalihan aset/data (jika diatur dalam kontrak).

Masa Transisi

Selama masa pemberitahuan penghentian, vendor tetap wajib memenuhi semua kewajibannya dan menjaga standar kinerja. Vendor dilarang melakukan tindakan yang dapat merusak sistem, menghapus data, atau mengganggu operasional Perum Jasa Tirta I PJT1.

Bab 8: Privasi & Keamanan

Kebijakan perlindungan data dan keamanan informasi

8.1 Pengumpulan dan Penggunaan Data

Perum Jasa Tirta I PJT1 mengumpulkan data vendor untuk tujuan:

Verifikasi identitas dan legalitas usaha
Proses administrasi pembayaran
Komunikasi terkait layanan dan tagihan
Peningkatan kualitas sistem dan layanan
Kepatuhan terhadap regulasi (perpajakan, audit)

Analisis risiko dan pencegahan penipuan
Penyelesaian sengketa atau klaim
Pelaporan kepada otoritas (jika diwajibkan hukum)
Pengiriman informasi/promosi terkait layanan (dengan persetujuan)

Jenis data yang dikumpulkan meliputi: Data perusahaan (nama, alamat, NPWP, SIUP), Data keuangan (rekening bank, laporan), Data kontak (email, telepon, PIC), Data transaksi (riwayat tagihan, pembayaran), Data teknis (log akses, IP address).

8.2 Keamanan Sistem dan Data

Perum Jasa Tirta I PJT1 menerapkan langkah-langkah keamanan berikut:

Enkripsi

Data sensitif dienkripsi baik dalam penyimpanan (storage) maupun selama transmisi (SSL/TLS).

Firewall & Intrusion Detection

Sistem dilindungi firewall dan sistem deteksi intrusi untuk mencegah akses tidak sah.

Autentikasi Multi-Faktor

Opsi MFA (Multi-Factor Authentication) tersedia untuk meningkatkan keamanan login.

Backup Rutin

Data di-backup secara rutin dan terenkripsi di lokasi yang aman untuk tujuan recovery.

Tanggung Jawab Bersama

Keamanan data adalah tanggung jawab bersama. Vendor wajib: (1) Menggunakan perangkat dan koneksi internet yang aman, (2) Tidak menyimpan password di tempat yang mudah diakses, (3) Segera logout setelah menggunakan sistem dari komputer bersama, (4) Melaporkan aktivitas mencurigakan.

Bab 9: Hukum & Penyelesaian Sengketa

Hukum yang berlaku dan mekanisme penyelesaian perselisihan

9.1 Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Negara Republik Indonesia.

Setiap sengketa yang timbul dari atau berkaitan dengan Syarat & Ketentuan ini, akan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat terlebih dahulu.

Yurisdiksi

Para pihak setuju bahwa Pengadilan Negeri yang berwenang untuk menyelesaikan sengketa yang tidak dapat diselesaikan secara musyawarah adalah Pengadilan Negeri di wilayah hukum Perum Jasa Tirta I PJT1 berdomisili.

9.2 Penyelesaian Sengketa

Tahapan penyelesaian sengketa:

Musyawarah: Para pihak berusaha menyelesaikan sengketa melalui negosiasi dalam waktu 30 hari.
Mediasi: Jika musyawarah gagal, para pihak akan menempuh mediasi dengan mediator yang disepakati.
Arbitrase (Opsional): Jika diatur dalam perjanjian/kontrak terpisah, sengketa dapat diselesaikan melalui Badan Arbitrase yang disepakati.
Pengadilan: Jika semua upaya di atas gagal, sengketa akan dibawa ke Pengadilan Negeri sesuai yurisdiksi.

Biaya Hukum

Setiap biaya yang timbul dalam proses penyelesaian sengketa, termasuk namun tidak terbatas pada biaya pengacara, mediator, arbitrase, dan biaya pengadilan, akan dibebankan kepada pihak yang kalah sesuai putusan yang memiliki kekuatan hukum tetap.

9.3 Perubahan Syarat & Ketentuan

Perum Jasa Tirta I PJT1 berhak untuk mengubah, menambah, atau menghapus bagian dari Syarat & Ketentuan ini sewaktu-waktu.

Perubahan akan diberitahukan kepada Vendor melalui:

Email ke alamat email terdaftar
Pengumuman di dashboard sistem/login page
Notifikasi dalam aplikasi (jika tersedia)

Vendor dianggap menyetujui perubahan tersebut jika terus menggunakan Sistem setelah 30 hari sejak pemberitahuan perubahan. Jika Vendor tidak setuju dengan perubahan, satu-satunya jalan adalah menghentikan penggunaan Sistem dan mengajukan penghentian kerjasama sesuai Bab 7.